在我们日常的流程优化过程中经常会碰到这样一种现象，“明明前两年刚优化好的一个流程，为什么今年领导突然又要求优化？而且最终的优化结果与之前的Style相去甚远。”当出现这种情况时，大家不要惊讶和对自己之前的优化成果怀疑，这可能是因为公司面临的环境发生了变化，导致领导对公司的未来发展也出现了不一样的想法。

今天跟大家探讨的就是，当流程优化的背景和目的不同时，流程优化的思路和效果也会大相径庭。因此，在开展流程优化前一定要搞清楚目前业务优化的背景和目的，不仅仅是口头告诉你的需求，而是了解清楚优化背后客户的真实需求。只有把优化的背景和来龙去脉的实际目的弄清楚了，流程优化的最终成果才有可能达到客户的满意。

下面我们就以一个日常行政采购需求流程作为案例，来从效率和成本两个不同维度分别分析下，当背景和目的发生变化时流程优化会有什么不一样的思路和方法。

图4-2为优化前的《日常行政采购需求流程》：

图4-2优化前的《日常行政采购需求流程》

情景一：提升效率目的。

（1）背景及目的

伴随公司规模及人员数量的不断扩张，日常行政办公物资需求数量也随之增长。采购部人员的工作量迅速增加，经常加班加点也难以按时完成任务，而且还导致各部门对行政物资的采购申请流程抱怨颇多，主要表现在采购申请流程烦琐，周期长，不能满足临时应急时间要求，内部客户体验感较差等。

在公司反复倡导向运营要效益的背景下，为满足内部各部门对日常办公行政物资的需求，流程管理部门计划从流程效率上着眼进行流程优化，提高客户满意度。

（2）优化思路及方法

方案一：在维持现有流程逻辑不调整的情况下，按照行政物品的采购金额进行授权/分权签批，但需根据历史一段时间的购买记录确定合适的切分金额。如图4-3所示。

图4-3 授权/分权签批方案

方案二：本着回归业务实体决策的目的，让各经营实体自行把控力度，删减/简化采购部门的相关审批环节，尊重业务部门的决策。如图4-4所示。

图4-4 业务自行把控方案

方案三：实施采购模式变革优化。可尝试与当地沃尔玛、家乐福等超市，或京东、天猫等网上企业合作平台建立B2B的战略合作关系，采用招投标方式，统一确定年度供方、采购物品种类、预测数量及价格等事宜，并通过IT信息化实现公司与供方之间的采购协同平台的衔接，员工可直接在协同平台网上选购日常办公物品，由公司采购部每月/季度末按照实际交易对账单及发票与供方进行统一结算，最终再进行内部费用的分摊。

情景二：降低成本目的。

（1）背景及目的

受全球金融危机影响，公司整体业务也出现了大幅下滑，但公司内部原有的成本管控模式仍未及时调整，导致出现个别部门铺张浪费的现象，与当下公司面临的内外环境不一致，影响公司年度业绩的达成。

为适应内外环境变化，公司高层要求各部门从自身业务角度收缩成本，减少不必要的资金支出，并采取了一系列大刀阔斧的降成本运动。为响应公司号召，流程管理部门通过调研，计划从行政办公物资采购流程入手，从成本管控角度对现有流程进行优化，用行动实现与公司共度寒冬的决心。

（2）优化思路及方法

方案一：在现有流程基础上，增加月度/季度预算管控与超预算的加严审批环节，如4-5所示：

图4-5加严审批方案

方案二：采购模式变革优化。将所有各部门行政物资的采购需求权收归至公司采购部，由公司采购部每月收集各部门需求后与供方集中采购，按照量大价低的规模化原则，依据年初与供方签订的协议/合同价格执行，同时按照不同的采购数量，年底统计总的金额或数量，在原有合同价格基础上再给予相应的折扣，降低整体的采购成本。

通过以上案例的分析发现，同一个业务流程因为优化的背景和目的不同，最终导致的解决方案也迥然不同。

提醒大家注意的是，当我们在提供流程优化解决方案时，提供的一定是“应该是什么样”的方案，而不是尚未验证和评审就先打折扣的方案。在制定优化方案时不要首先考虑限制条件，万一完成不了怎么办，而是首先考虑应有的状态，然后经过各方评审和验证，对条件受限而无法执行落地的优化点可以考虑变通、让步或绕行处理。但当下的内外环境和客户的需求目的始终是我们需要遵守的前提，是非常重要的考虑因素。

对其他企业的启发点/亮点：

（1）流程优化的思路和方法一定要适应当下的环境和目的。目的不同，结果也不同。

（2）流程优化设计方案最初一定是反映了最合理和应该做到的状态，然后才是经过评审验证受条件限制再进行裁剪的方案，不要被障碍或困难限制了我们的想象。