​ 背景

X公司是一家传统的国有制造企业，在日常的跨部门签批流程流转中原先多为书面的纸质化签批及传递模式，效率比较低下，与公司最新倡导的向管理要效益的理念相违背。为提高办公效率，降低管理成本，充分发挥新上OA系统的信息化支撑作用，实现公司签批流程的自动化、无纸化和精益化，流程管理部门主动担负起了将线下纸质签批流程迁移至OA系统的任务。

​ 现状与核心问题

（1）OA系统未充分发挥最大价值，审批流程大部分为线下签批，没有充分与系统融合，借用系统固化落地，规范企业管理运作。

（2）原有纸质文档的传递及审批模式，难以实现异地协同办公，制约了审批效率。

（3）大量纸质文件的存在，时间久了储藏也是一个问题，不符合精益管理的要求，也造成了办公印刷成本的浪费。

​ 优化思路与方案

按照以下五步，实施了对审批流的线上迁移：

第一步，明确要求，确定标准。首先以公司名义下发关于在OA系统推行办公自动化的通知，明确开展项目内容、标准及相关要求等，发放至公司所有部门。

第二步，收集需求。收集梳理各部门提报的跨部门审批流程，尤其是分析跨部门审批流程的签批路径及表单，进行初步筛选。

第三步，评审需求可实现性。根据各部门提报的需求，协同IT及业务部门共同评审论证业务审批流程上线的必要性、可行性及价值点，并在现有流程逻辑基础上提出合理的优化建议。

第四步，系统实施上线。业务流程梳理优化后，对具备满足优化条件和上线价值的流程，由流程管理部门统一组织相关业务人员提报系统上线申请，开始线上流程的系统开发设计。

第五步，测试验证。IT将业务流程系统开发完成后，由流程Owner和关键用户进行集中测试，检查系统流程运行的符合性及客户体验度，对测试有BUG的及时修补完善。

​ 优化效果

（1）对于具备纳入上线OA系统的签批流程，系统都实现了固化与落地，提升了企业业务运作效率。

（2）通过信息系统支撑，满足企业办公签批流程的自动化与异地化需求，实现了跨区域办公。

（3）通过信息系统，减少大量纸质单据及文件传递，实现企业办公无纸化、精益化，降低企业办公费用。

对其他企业的启发点/亮点：

（1）当各层级员工都普遍意识到公司管理效率低下，而又找不到合适的流程优化切入点时，线下流程系统化是一种不错的速赢项目。

（2）在日常工作中遇到类似繁杂、跨部门多、纸质签批较慢的业务流程时，思考是否可借助IT手段帮助提升工作效率，达到固化经验，有利于业务按流程执行的目的。