无论是圆桌会还是地区沙龙会，抑或是高峰论坛，高规格高标准打造企业独有的精品会议，都是必须的。

能否组织一场高规格的学术会议，考验管理者的策划组织能力。

会议SOP流程，如图5-7所示：

Step1：会议目的、预期目标。

目的是为了签单，目标是签多少单。同时别忘了，宣传造势也是会议目的之一。

Step2：策划会议内容。

When、Where，何时何地举办会议。

Who、What，谁主讲，讲什么，会议内容是否吸引客户，决定了邀约的客户质量。一定要设计和提炼会议亮点，邀请客户的时候充分讲解。

Why，给客户一个参会的理由，如果理由不充分，客户有很多借口拒绝。比如，会议太多了，一个人走不开。其实客户的潜台词是，参会影响他赚钱，如果能给他一个必须参会的理由，他当然就会去。设计邀约话术，能大大提升会议效率。

How，怎样参会，是否有参会门槛，比如订货等等。

Step3：会前准备。

动作分解：动员团队、定向宣传、准备会场、邀约客户、邀约跟进、会前三天、会前一天、会前当天准备。

会前的充分准备，是保障会议效果的关键环节，尤其是在邀约客户这一环节，一定要认真再认真。

一场会议至少要邀约客户3次以上，当面送请帖，微信提醒，电话确认，多种沟通方式并用。

请思考：如果你是一场会议的组织者，会前该准备什么，尤其是——

会前三天准备什么？

会前一天准备什么？

会前当天准备什么？

Step4：会议现场。

①签到；②主持开场（舞蹈预热）；③项目宣讲；④学术授课；⑤客户分享；⑥互动答疑；⑦合影；⑧签单。

Step5：吃饭环节。

千万不要忽视了吃饭环节的设计，一场会议的效果打的是整体分数，吃饭环节正是最重要的加分项目。

文艺表演助兴看会议的预算，但穿插小活动和游戏（踩气球、砸金蛋等）团队自己就可以搞，这些都有助于搞气氛追单。

Step6：会后追单，把握会后黄金周。

Step7：会后总结，订单目标达成分析，流程优化、细节完善等。

凡是会议，必有流程；凡是活动，必走流程。

图5-7 学术会议SOP流程

会议策划

高规格、高标准的学术会议，谁主讲、讲什么，一定要请专家撑场面。

有些厂商实操中经常包装所谓的专家，如果专家有头衔，是你御用的还好；如果专家没有头衔，是你胡编乱造的，那就不对了。

其实，专家可以邀请当地知名医院（至少当地三甲中心医院）的知名教授，在网上可以查询到专家个人学术成就资料即可。如果能邀请重量级的专家，起到背书作用会更好。

策划。为展现公司专业形象和推广项目的品牌，让参会者“来有所获，学有所成”，一定要策划主讲课题内容，策划会议现场组织实施的所有服务细节，通过会议内容和服务细节的展示，建立精品会议的口碑。

策划一场大型专家讲座会议，可组织销售管理团队、骨干人员及后勤保障人员参加，开一场头脑风暴会。当然，开会前要提前准备好讨论大纲。

案例：某公司组织的××省首届基层医师联盟暨鼻科学术交流会议，邀请协和医院耳鼻喉科陈教授、市儿童医院呼吸科王教授，对社区卫生服务中心、社区卫生服务站、基层门诊、个体诊所等基层医疗机构的127名基层医生进行临床学术培训，培训主题为《基层常见疾病诊疗与××产品的临床应用》《呼吸道雾化吸入与临床应用》等。通过本次学术会议，主办方收获颇丰，一方面，借助专家影响基层医生处方习惯，规范基层医生呼吸道临床用药；另一方面，通过高规格的学术会宣传产品品牌，并通过会议获得大量订单。

本次会议的策划大纲：

A.会议目的：宣传产品，促进产品销售，培训基层医生学术

B.预期目标：参会人数100人，订单××个

C.活动内容：

—明确时间地点和主题：××首届基层医师联盟大会暨临床诊疗技术培训会

—会议内容：（临床学术）常见疾病检查、诊断与治疗，（产品学术）某某产品在雾化吸入中的临床应用

—预计客户到场数量：100人

—活动促销政策：订单与促销政策（略）

—外聘讲者：主讲课件与外聘专家反复沟通确认

—会议现场活动细节：现场宣传道具横幅、拱门、易拉宝、样品、样机等

—落实分工和责任人（会议筹备组、现场会务组、主持人、主讲嘉宾、客户提问、会场总指挥、拍照摄影人员一定要逐一到位并明确分工）

会前准备

（1）用高规格、高标准把会议打造成精品会，便于邀请大客户参会。会议策划完成后整理出、《会议通知》和《邀请函》，制作H5宣传页。

（2）会前动员。即正式启动通气会，召开专场会议进行内部动员，动员会需要专人讲解会议整体安排，明确邀请客户的目标，并拟订一套邀约话术对参会的团队进行培训。

动员会至关重要，古往今来，战（役）前动员是为将者的必备动作。动员动员，把团队的士气和必胜信心调动起来，集中精力打一场仗。

（3）准备会场。会议室选择档次高一点的酒店会议室，跟会议整体档次匹配。

（4）会前宣传造势。动员会后，开始宣传造势，借助微信朋友圈、微信群广泛宣传活动，为会议造势。一份精美的会议活动H5页面制作，是运营团队的必备技能。为持续造势，可以为一场大型会议专门建一个参会微信群。

（5）邀约客户。

1）有发展意愿、爱学习的诊所，无论医生年龄大小、门诊量大小，发展和学习意愿是放在第一位的；

2）民营医院、社区服务站、门诊部等管理性质的单位，邀请采购决策人；

3）客户邀约前一个一个梳理（是否进货、进了货是否上量、问题在哪），对于大客户一定要重点邀约；

4）确定参会的客户至少要连续邀约3次；

①会前1周邀约、会前3天当面拜访邀约、会前1天晚上电话预约、开会当天早上电话提醒等；

②至于是否去接送客户，看法和观点不一。笔者认为，重点要做工作的客户，自己不会开车、确实不方便的客户，业务经理应该去接送。接送客户的过程，其实就是单独相处与沟通的机会，对于真正懂业务的经理来说，这是难得的拜访场景。

（6）成功邀约技巧。

1）话术：让所有业务经理熟悉邀约话术，触到客户关心的点上，邀约成功率会大大增加；

2）签字：对确认参会的客户，用回执单签字的方式加深客户印象。签字这个技巧非常管用，一般人对签了字事情会比口头答应的事情更重视。

（7）压货促销活动。配合学术会，压货促销活动是一场会议的原动力，压货关的键在于找到合适的由头。

跟进检查

从管理角度讲，任何重点工作都要跟进，高规格会议也不例外。

员工只会做领导检查的工作，虽然这些管理原理有点呆板，但也不无道理，管理就是“反复抓，抓反复”，跟进检查是会议成功的保障。

会前准备，每隔3天就要开会跟进客户邀约进度和拉单进度，让邀约客户和拉单进度成绩优秀的团队成员分享经验，促使全员积极备战，团队管理人员也可以即时掌握邀约情况。

通过电话会高效跟进，钉钉、YY或其他网络通信工具都可以召开电话会，通过电话会持续跟进会议准备工作，这样效率高。

会前会。会前会一般在正式开会前3天组织召开，落实会议现场总指挥、分工与协调工作，落实会议现场道具的准备工作。

会前1天。会前一天，电话会落实客户参会的准确人数及参会总人数，便于安排座位，座位宜紧不宜空，紧张会让客户感觉到气氛。

会议现场

会前当天上午。现场会务组入场，准备所有道具，安排座椅，准备接待工作。

在《三终端地县总培训》课程上，有学员跟笔者探讨：王老师，怎么样确保诊所大夫准时参会？

这个问题反映了我们三终端学术会的现状：会多，客户忙，准时到场率低。绝大多数客户不能及时到场，从侧面反映了客户的重视程度。

如何解决这个问题？签到环节很重要。

签到：设置准时签到奖品，会议通知时间前准时到场签到就可以领取“价值不菲”的礼品一份。注意，能体现价值不菲，就要花点心思了。

高规格会议一般都要设置签到墙（喷绘支架），让客户签到留影转发朋友圈，也是帮我们宣传造势。

主持开场：调动会场氛围，把控会场节奏，全靠主持，凡是会议，主持都很关键。

笔者曾经参加过某企业的学术会，这场会议的省总为了锻炼年轻人，特意安排了一个小伙子主持。这位没有上过场的经理，往台上一站就非常紧张，再加上外聘的讲者上半场讲得也比较快，整个会场感觉比较压抑。笔者在中场休息时跟省总商量，下半场开场前简单客串了一下主持，调动了气氛，下半场整体的学习效果就完全不一样了。

主持开场与舞蹈预热。对比学术会议和保健品会销，主持环节就拉开了距离。尽管学术会更正式一些，但不排除借鉴会销的一些技巧，如主持开场白或者是开场前的舞蹈预热。大多数情况下，学术会议的主持都是业务经理临时客串的，既不正规，也不隆重，客户感觉到随意，签起单来也就随便了。

所以，主持开场白一定要练习，如果有舞蹈预热，一定要提前排练好。

项目宣讲：项目宣讲就是讲经营学术，无非是结合药企自己的产品进行宣讲。这个内容如果学术老师能讲则讲，如果学术老师不会或者不方便，一定要省总地总亲自上台讲。其实，这也是锻炼我们销售管理人员站在客户角度讲“人话”的绝好机会

学术授课：这个环节主要看讲者或学术老师的发挥。

互动答疑：这是考验讲者临床功底的时候，因为提问的问题不见得是围绕本次培训主题的。一般没有临床基础的产品经理不敢设计这个环节，因为一答就露馅了；而对于那些专家教授来说，他们反而喜欢给参与者解决实际临床问题。

客户分享：客户分享就是客户见证，也就是我们常说的群众教育群众。无论大会小会，都要重视客户分享，分享的主题很宽泛，可以是处方经验，也可以是为药企唱红脸。

这里实操的细节在于，安排哪个客户分享，怎么让客户按照我们的思路去分享，分享的内容是否吸引人，这都需要在会前演练。如果有必要，可以给予一点礼品奖励。

合影：会议的目的除了签单，就是要宣传造势。每次学术会后的合影必不可少，跟讲课老师合影并且转发至朋友圈，可以让客户帮我们在他的圈子里造势。

合影安排在会议中场休息时最合适，以免下半场有的客户提前离场。最好是有专家在场的时候合影，合影的条幅标语也很有讲究，参考上面那张图片，你有没有发现其中的细节。

合影冲洗的照片要过塑，或者制作成相框，然后由业务经理亲自给客户送上门，帮客户摆/挂在显眼的位置。不要以为这些细节不重要，这些照片是给诊所的病人看的，这是经营技巧之一。

签单：本来签单是我们开学术会的重要环节，也可以说是主要目标，但因为开会就是压货，客户都有点怕了，直接导致我们很多团队把签单给弱化了，把会销变成了纯粹的增值服务。

有人问，开会签单压货，客户反感。那是开会前，开会后客户经过“洗脑”，只会感激你。所以，该签单就签单，至于会后什么阶段签，那就是八仙过海，各显神通了。

用餐环节：一场会议，每个环节都是一场战争，都很重要，都是为整体效果加分的。

用餐环节之所以被大部分厂商忽视，一是意识不强烈，二是为了省钱。但高规格会议必须重视用餐环节，会销的精华也少不了用餐。

哈尔滨鑫生制药的核心产品四味脾胃舒片在终端推广过程中，非常重视会议的用餐环节设计。下图是他们活动现场的照片，特别邀请了主持和文艺表演，穿插游戏互动环节，气氛非常热烈，给参会者留下了深刻印象。如图5-8所示。

图5-8 四味脾胃舒片在终端推广过程中非常重视会议的用餐环节设计

会后三件事：

（1）补单和跟单。补单，是对未签订销售订单的客户补充签单；跟单，是对签订销售订单的客户，落实商业公司送货到位；

（2）集中所有参会人员召开总结会，至少开电话会，让大家分享心得与收获，团队管理人员总结操作SOP流程；

（3）会后宣传造势，制作一篇会议风采展H5进行二次传播。

开好学术会三点

重点：让客户进货，所以，签单环节少不了。

难点：怎么给客户“洗脑”，洗脑在这里不是贬义词，是中性词。开会就是为了销售，而销售就是要成功改变客户的学术观念。

关键点：1）邀请客户的质量；2）主讲老师的学术演讲力；3）主持环节和整体加分细节的把握。

组织实施大型专家讲座学术会，要学会分解销售动作，掌握关键环节，人员分工明确，持续跟进执行过程，确保实施到位。