稍微有点工作或管理经验的人，应该都听过5W2H分析法吧，即Why、What、Who、When、Where、How much 、How。它最早首创于美国军部，又叫七问分析法，是一种简单、易于理解，能够有效分析并解决问题的一种常用管理方法。

当我们遇到企业中的一些问题时，经常通过启动相应的流程变革及优化项目解决。那么如何让5W2H这个传统工具在流程变革和优化中发挥作用，给我们解决问题提供创新思路呢？下面我们就来看看这“七个葫芦娃”的威力吧。

​ 多问几个为什么（Why）

当我们与业务人员共同探讨分析问题及解决方案时，经常会被以各种前提或假设条件限制。

如，“这个问题是董事长之前说过的，不能随便改”，此时，我们可以尝试反问业务人员：“董事长是基于什么情景下说的不能随便改，什么时候说的，为什么不能改？如果现在环境发生变化或N年前说的，为什么现在不可以调整呢？”

比如，业务人员说：“这个优化点不行，可能违反公司的保密要求。”我们可以反问道：“为什么会涉及保密，保密要求具体怎么规定的？如果确实涉及保密，那为什么不可以找保密部的同事沟通确认下，能通过其他方式解决吗？”等。

这些所谓的前提或假设真的就是不可逾越的吗？我们在开展流程优化时多问几个为什么，有时我们普遍认为的前提、假设、限制、困难等障碍也许原有条件早已消失，问题也就不是问题了。彼得·德鲁克在其《卓有成效的管理者》中曾经提到过:“当我们在解决问题时，不要先想到各种障碍，这样容易限制我们的解决思路，而是先根据事情应该是什么样来设计方案，然后再根据现实情况逐一解决困难，最终实现我们的目标。”

​ 重新明确业务流程的活动，知道做什么（What）才能创造价值

在开展业务流程优化时，我们要认真分析每一个活动的价值，搞清楚是不是这个业务必须存在的，是否可以删除这个活动？是否可以与其他活动进行整合？是否可以提高技术或能力增加本活动的含金量？是否可以通过变化活动顺序来提高整体流程效率？通过这样不断地追问，可以提供给我们源源不断的解决思路。

比如，当我们看到某个审批流程从申请到批准共N个节点时，我们就需要反问流程各节点人员“你在这个节点签核什么？是否是必需的，能不签批吗？”通过这样与各节点人员的询问沟通，就可以删除或合并一些没有价值的节点，提高流程的审批效率。

​ 重新评估谁（Who）来负责此业务可以更加有效

我们从整个业务现状出发，分析目前的某个活动是否他来做就是价值最高的？是否可以由其他部门/人员来代替，可能更有利于组织绩效的提升？如，大家都知道戴尔是做电脑的，但它并没有自己的电脑零部件生产企业，而是选择外包给供应商来做电脑零部件的生产，自己只负责前端的营销和后端服务，遵从了专业的人做专业的事的基本原则，将自己不擅长的事委托或转移至其他人来做也不失为一种好的优化策略。

​ 适当调整做事情的时间（When），优化效果也会很明显

通过调整做事的先后时间/顺序也可以起到流程优化的目的。继续拿戴尔电脑为例，如果我们已经提前装配好100台电脑放在仓库里，可能只有30台能够符合大众市场的要求，而另外70台则因为个性化的客户需求而无法满足，最终成为呆滞库存，造成电脑积压而占用资金。如果让我们对这个业务问题开展优化，就可以考虑延后组装这100台电脑，前期只储备部分关键长周期零部件，对于易获得性的外壳、电池、键盘、鼠标等不做储备，当客户的差异化订单来了后再迅速采购组装，满足不同客户的不同个性化需求，在不影响交付的前提下可以节省大量资金占用，加速资金及库存的运转效率。

​ 变换做事地点（Where）提升运行效率和客户体验

如果目前的办公地点影响了我们的运营工作或客户体验，我们就可以考虑是否通过变换地点来优化提升。我们日常比较常见的案例就是供应商的VMI库，通过将供应商的供货地点“迁移”至公司附近，来确保物料的及时供应，从而达到提升供给效率和按时交付的目的。同时，人力资源部设置服务大厅集中办公模式处理员工日常业务，也是一种通过调整地点来提高办事效率的典型案例之一。

​ 是否可以调整做事频率（How much）

在质量界有一种比较流行的说法是，质量是设计生产出来的，而不是检查出来的。因此，为了减少生产过程中各环节的反复检验，我们可以通过提前设置预防或防呆机制解决，这便是一种调整做事频率优化流程的案例。

我们日常工作中还有很多通过调整做事频率优化的案例。如，通过加严管控预算，将风险前移，而不是靠后面各环节的反复签批来控制风险，减少流程执行的层层签批；将产品设计中通用功能模块化，减少多零部件的临时组装，提升交付质量和做事效率。

​ 调整做事运作方式（How）来提高绩效

通过调整做事的工具/方法/模式也可以达到流程优化的目的。比如，原来某个表单需要业务员线下经过N个不同部门的领导层层签批，甚至可能经常跨厂区来回折返跑，如果我们将其签批流程搬到线上进行E化，这样就可以节省大量时间成本。比如，为了在过程中激励项目成员的积极性，将原先在项目完成后才发放的激励，按比例分别调整至项目的前、中、后不同阶段按比例发放，可以有效地起到过程激励的作用。

通过以上分析，是不是觉得这个5W2H分析法对我们思考流程变革或优化解决方案非常好用呢？笔者始终认为，在解决企业日常问题的过程中，流程变革与优化就如同“吸功大法”，吸纳众家之所长为我所用，只要它能够帮业务部门解决问题，为客户创造价值就是可以的。所以，即使是我们日常经常用到的那些工具/方法，通过不断的创新和思考，同样也可以达到“老酒装新瓶”的神奇效果。