项目进度能否按计划进行当然离不开项目专家的项目管控能力、项目办公室主任的协调能力，同时不可小觑项目秘书的作用。系统设计师能否如期完成设计任务，主要靠项目秘书跟踪。能够入选系统设计师的员工都是企业骨干或重点培养对象，他们都有繁重的本职工作要做，有的甚至经常出差，处理好本职工作与项目设计任务的矛盾对他们而言是一个新课题。项目秘书的及时跟踪，有助于系统设计师在做好本职工作的同时，不忘完成项目组安排的工作。项目秘书跟踪进度的方式方法如下：

（1）熟读专家计划，盯住跟踪计划。

项目专家制定的阶段计划是秘书跟踪的大纲，对于其中的“项目任务与达成目标”两项要看懂吃透。项目办公室主任制定的阶段跟踪计划和系统设计师各自的设计计划，是项目秘书跟踪进度的主要依据，必须每天记录系统设计师的工作进度或工作成果。项目秘书自己还应该制定一个《问题反馈与异常情况登记表》，随时记录系统设计师的要求、意见、困难甚至受到的阻挠，并按下面第三条讲的“排忧解难”方法解决。

（2）提供设计工具，推荐同事案例。

每个阶段分配设计任务之前，项目专家都要进行技术方法讲座，提供工具、提供案例及参考资料。项目秘书除了配合项目办公室主任做好任务分配外，还要独立发放专家讲义工具资料。由于项目文件发放大都采用系统群发方式，项目秘书有必要在文件发放后的半个工作日内，分别抽查几个系统设计师，向他们了解文件接收情况，询问他们是否收全、能否正常打开、有没有不明白的地方，要确保系统设计师任务明确、工具资料齐全，能够正常开展设计工作。

任务分配之后，对于首批交卷的设计方案进行筛选，让项目专家确认合格样板，然后反馈其他系统设计师参照借鉴，防止没有听到专家讲座，或没有听懂专家讲座的系统设计师走偏方向，同时提高整体设计效率。

（3）为系统设计师排忧解难。

系统设计师不仅会遇到完成本职工作与完成设计任务争时间的矛盾，还会遇到单位同事甚至直接上级不支持的困扰，甚至还会出现家庭原因（家人不理解突然多起来的加班，或有家人生病等）影响设计任务完成，项目秘书应该第一时间和其同事、上级、家人沟通，讲解系统设计师目前担负工作的意义和工作时间增加的原因，让他们理解、支持，最好做出调整、支持配合系统设计师的工作。特别是直接上级完全有责任，也有能力减少系统设计师项目阶段的非主要工作、减少出差时间，让其有更多时间和精力投入项目设计工作。如果遇到了项目秘书自己不能解决的问题，必须第一时间提请项目办公室主任、项目专家甚至企业负责人给予解决。

（4）共性问题及时反馈，请求专家支持。

系统设计师在设计过程中遇到了共同的技术障碍，让设计无法进行，项目秘书必须第一时间向项目专家反馈，请求项目专家给出解决办法。比如在撰写岗位工作标准中的“职责界定”的时候，企业员工普遍摆脱不了传统窠臼，几乎都在照搬照抄传统的不靠谱的“职务描述”，把岗位角色应该履行的职责当成员工完成任务的“决心”，什么“要努力完成销售目标”“要积极参加培训”等主观用语放在职责中，他们全然不知“岗位职责”只能是客观描述。遇到类似问题，就必须报请项目专家解决。

（5）每天公布项目进度，按规则实施奖罚。

项目秘书一定要每天公布设计任务完成进度，并严格按照项目奖惩规则“执法”，按时完成有奖，拖延进度则罚。当然，这里的奖罚都是以“加减分”来体现的。

（6）及时转移延误进度的设计任务。

为了确保项目整体进度，必须在奖惩规则中明确，项目组分配的任务一旦逾期三天，就视为自动放弃，项目秘书必须将其转移给其他优秀设计师。任务的转移就意味着该系统设计师减少了得分机会，也就是减少了项目奖励，虽然没有罚款，但是实际上也是一种惩戒。

（7）分期分批兑现项目奖励。

在项目实施的整个过程中，项目专家、项目办公室主任和项目秘书都会随时给予系统设计师设计成果或建言献策加分，得分统计工作无疑就落在了项目秘书身上。项目组分期分批兑现奖励，无形中增加了项目秘书的权威，同时也彰显了公司的诚信，传达了项目专家的决心，对项目顺利进行、对系统设计师的激励都会起到保障或增强作用。