计划:这是法约尔提出的第一个要素。他强调“管理应当预见将来”,并认为在诸要素中计划是最重要也是最艰难的工作。形形色色的计划并不少见,但是,要做出好的计划并不容易。法约尔提出了判断计划好坏的标准,认为好的计划有四个特征:
(1)统一性。一次只能执行一个计划,两个不同的计划必然导致双重领导,使企业发生混乱。但一个计划可以分为几个部分,这些部分是相互联系的,结合在一起的,能够成为一个整体。
(2)持续性。计划的指导作用应该是持续不断的。为了使其指导作用不中断,应该使第二个计划不间断地接上第一个,第三个接上第二个,如此下去。例如,每五年制定一次十年计划,但只执行五年,后五年作为下一个十年计划的草案,使其相互衔接。由此,诞生了滚动式计划的基本思想。
(3)灵活性。计划能够随人们认识的变化而进行适当的调整。但计划不论在调整前还是调整后,都是人们服从的法规。
(4)精确性。计划应在那些影响企业命运的未知因素所允许的范围内力求最大的精确性。
法约尔分析了计划的利与弊,他认为制定计划是件棘手的事,尤其是第一次去做的时候,要花费很多时间和劳动。但他认为计划的好处远远超过了它的弊端:
(1)计划可以使企业更好地利用资源并为达到其目的而选用最好的方法。
(2)计划使企业避免或减少犹豫和失误,防止不适当地改变目标。
(3)计划有助于企业改进其人员的能力。没有计划的企业和国家,将会处在危险之中。
组织:法约尔所说的组织,包括组织结构和人员配备两个方面。他认为,一个社会组织应该完成16项管理任务:
(1)谨慎地制定行动计划,并坚决地执行计划。
(2)注意使组织和企业的目标、资源与需要相适应。
(3)建立一元化的、有能力的、强大的领导。
(4)配合行动、协调力量。
(5)做出清楚、明确、准确的决策。
(6)有效地配备和安排人员。
(7)明确地规定职责。
(8)鼓励首创精神与责任感。
(9)对所做的工作给予公平而合适的报酬。
(10)对过失与错误实行惩罚。
(11)使大家遵守纪律。
(12)注意使个人利益服从企业利益。
(13)特别注意指挥的统一。
(14)注意物品秩序与社会秩序。
(15)进行全面控制。
(16)与繁文缛节、规章过多、官僚主义、形式主义等弊端做斗争。
组织的基本结构是等级序列和部门分工,法约尔为了说明组织结构,举出上万人的冶金公司和煤矿作为例子,并特别论证了参谋系统和直线指挥系统的关系问题。在组织结构问题上,法约尔批评了泰罗的职能管理思想,认为强调专业化的职能管理会妨害统一指挥。他赞同专业化,但反对职能化,对于这一矛盾,法约尔的方案是以参谋机构的设置来弥补。
组织离不开人员。法约尔对高中低不同层次的领导者所需的能力和知识,做出了较为详尽的说明,也对普通员工的基本素质要求、招募、训练、使用和考评,进行了相应的论证。而且对教育系统的人才培养作用、培养内容和培养方式进行了长篇阐述。
指挥:法约尔认为,指挥就是让组织发挥出作用,指挥的目的是根据企业的利益,使企业领导人的属下都能做出最好的贡献。不管什么组织,指挥都需要才华出众的人。法约尔向担任指挥工作的领导人提出了八条要求:
(1)对自己的职工要有深入的了解。领导要了解自己的部下,尤其是直接部下,知道对每个人可寄予什么期望,对每个人应给予多大信任。
(2)淘汰没有工作能力的人。不管出于什么原因,凡是没有能力很好完成自己工作的人都应该淘汰,否则就是鼓励不称职。淘汰是难度相当大的工作,为了淘汰能顺利进行,需要领导者具有崇高道德和勇敢精神,而且要有恰当方法使每个成员认识到淘汰工作的必要性和正确性,对被淘汰者有恰当的安置。
(3)深入了解企业与职工之间的协定。企业是通过契约与员工建立关系的,管理者在执行契约中起双重作用:在职工面前,起到维护企业利益的作用;在厂主面前,起到维护职工利益的作用。
(4)做出好榜样。好榜样不但能使职工效法,而且能赢得职工的服从,产生积极性和忘我的工作精神。
(5)对组织进行定期检查。企业要有相应的规定对组织进行定期检查,而且要使检查工作常规化。
(6)充分利用会议和报告。
(7)不陷入琐碎事务。在工作细节上耗费大量时间是领导者的严重缺点。一个领导者应该抓大放小,始终保持对于重大事情的关注和处理自由。
(8)营造出使职工保持团结、积极、创新和忠诚精神的氛围。在部下的条件和能力允许的情况下,可以交给他们尽可能多的工作,要不惜以部下犯错误的代价来发挥部下的首创精神。
协调:法约尔对协调的解释是“让事情和行动都有合适的比例”。协调的标志是:
(1)每个部门的工作都与其他部门步调一致。企业所有工作都是有条不紊地、有保障地进行着。
(2)各部门内部的各个分支及所属单位对各自在完成任务方面必须承担的工作和相互之间应提供的协助都有精确的了解。
(3)各部门及所属各分支的计划安排能够随情况变化而调整。
控制:控制就是要证实计划与实施情况是否吻合。控制的目的在于发现工作中的缺点和错误,以便加以纠正并避免重犯。有效控制应在有效的时间内及时进行,并且应该伴随有效奖惩。在控制中,要避免越权控制,要尽可能地明确控制的权限。