第一段是授权岗位对流程工作或活动的目标要求，开宗明义指出本流程运行的目标或者说要达到的目的。文字内容与流程图中准备框内的文字表述高度一致。

第二段是对本流程事务工作或活动内容的准确界定。通常按流程进程先后进行文字描述，并用数字对活动进程的先后标号。语义要充分体现写作内容上的“三点”。

第二段是说明文件的关键和重点。按照工作先后与责任岗位对应起来，分步骤介绍工作进程或流程活动。把活动的交汇点或交接方式交代清楚，把流程图中使用的简缩词语还原为标准化动作。比如填单报销、填单领取、填单申请等单子的名称用书名号一字不少地填写出来。如果有时间要求写出具体时间，如一天或一个工作日或24小时之内等。

第三段就是本流程工作或活动运行结果或达到的目的。通常与第一段首尾呼应，所用语言在时态上往往是完成时。