二、完成计划的方式方法

执行计划就是完成任务,完成每项工作任务才能实现企业经营目标。完成任务的方法多种多样,仅就最基本的或最成熟的完成计划的方式方法介绍如下。

(1)​ 计划分解到人到天

详见本书第一章第一节《计划制订管理》。

(2)​ 计划签字承诺

承诺完成任务,签字以示负责。不给自己留借口,也不给不负责任或害怕承担责任的人留借口。以下情况均需签字:

1、​ 所有制订计划的责任人都要签字;

2、​ 主要管理者的年度计划要当众签字;

3、​ 时间紧迫责任重大的专项计划也需要当众签字;

4、​ 涉及多岗位的计划也需要多人当众签字;

5、​ 领导干部带头立“军令状”;

6、​ 重要任务鼓励员工立“军令状”……

(3)​ 任务分配公示公开

分配任务要公开,分配结果要公示。

公开既可束缚自己,也可束缚下属。公开减少沟通成本,各自工作一目了然。公开还可调动员工争强好胜心理,如果遇到同样工作由不同员工承担,不甘落后也是人的本性,自然而然就会产生争先恐后的局面。

公示同时也是一种无声的警示。公示激励团队成员心往一处想、劲往一处使。紧盯目标,跟踪过程,把握进度,确保任务按计划完成。

(4)​ 事前约定奖惩

奖优罚劣、奖勤罚懒,既是原则,也是方法,更应该成为制度。如果要对员工工作好坏进行奖罚,那么奖罚标准必须事先约定,不能事后再定,更不能随意奖罚。

事先约定原则,也是减少管理成本的有效方法。不能因为完成指标好,就调高奖励标准,也不能因为完成指标差,就故意加大处罚。

事先定标准,确保制度或约定的严肃性,才能提高企业的公信力、才能提高执行计划的严肃性。事后轻易变更奖罚标准有百害而无一利。

(5)​ 重大任务集体宣誓

集体宣誓就是战前动员。战前动员的作用和意义,看过战争片战前动员的人大都有被震撼的感觉。为什么集体宣誓的作用如此神奇?从心理学的角度讲,就是调动了人的好胜欲望和求生的本能。当人的潜意识被激活之后,人体潜能充分释放之后产生的力量往往数倍十倍甚至百倍于平常。人在应急情况下的反应远远超过平时的速度和能量,以至于让人们感到不可思议,神奇就是这样产生的!

疫情爆发治病救人、抢险救灾等都常见召开誓师大会。企业市场开拓攻城略地,产品研发抢占先机、重型加工企业设备大修、外贸企业为赶船期加班加点等也可采用集体宣誓。

任何企业确定年度目标、分解年度计划时都可采用集体宣誓形式。

(6)​ 相同工作开展竞赛

相同工作开展劳动竞赛无疑是最常用的管理方法。开展劳动竞赛往往和集体宣誓、约定奖惩规则结合使用。

为什么越是世界级大赛越是出好成绩?心理学早就揭示了其中的奥妙:目标越高、压力越大所激发的潜能就越大。这就是竞赛的意义和魅力所在!

同样的道理,频繁的竞赛容易产生疲劳,合理规划有序竞赛才能达到理想的效果。不同的企业应该结合自身特点,统筹安排劳动竞赛。

(7)​ 同类工作完成结果排序

同类工作完成结果排序简单易行,但效果却不一定简单。

十一年前,某市国税局副局长商先生告诉笔者,他在所在单位把笔者的企业员工绩效管理方法创造性地运用在公务员系统,对300多名税务工作人员每月工作成果进行排序,全局面貌发生了天翻地覆的变化。过去没有人愿意做的工作,现在大家抢着干;过去喝酒混日子的“关系户”职工也摇身一变,变成了主动请缨的急先锋。因为谁都不愿意排在最后,谁都希望自己的排名不断往前。即使这样,总有人排名在后面。但是大家的得分普遍提高了,并列提高名次的情形也增多了。排名靠后不可怕,只要你的得分达标就是合格职工。可怕的就是你一直排名靠后。

商先生告诉笔者,他组织局里干部撰写了43万字的各类工作标准。谁得分多少不是局长说了算,谁是先进也不是局长说了算,谁排在前谁排在后,都是标准说了算!

当一个组织成员都抢着要工作的时候,还愁什么任务不能完成呢?

(8)​ 适时推广先进经验

每个组织总有那么一部分人事事做在前、事事比别人做得好!这就是先进代表,这就是积极分子。作为管理者发掘、培养、推广先进人物先进事迹也是职责所在,甚至是比自己去做具体事情更重要的职责。

领导干部不贪功,先进人物就会越来越多。领导干部会发现、会总结、会推广,就能带领更多下属更高效地完成更多任务。

(9)​ 及时总结错误教训

先进经验要适时推广,错误教训则需要及时总结。千万不可反着来,即报喜不报忧。

俗话说成绩不说跑不了,错误不讲不得了。这是因为经验积累需要时间,需要过程,需要验证。匆匆下结论,容易把不成熟的做法推广出去,也容易被好大喜功的人钻空子。所以需要冷处理,需要沉淀一段时间。这就是要 “适时推广”的原因所在。而错误一旦发生,就会产生损失,不采取措施,可能会招致更多损失。及早总结错误教训,可以避免更多同类工作出差错、避免更多同岗位员工出差错。

曾经有一个奇葩老板和总经理。该公司有一间管理极差的生产厂,厂长是大企业挖过来的“人才”,当年十月该厂发生了一次“小火灾”,造成损失80万元,干部员工要求严肃处理该厂厂长。总经理说“要重视人才”,处理不好,会流失人才。第二年四月,该厂发生重大火灾,损失4000多万元。员工想这次应该把厂长开除了吧。没想到这次是老板说“不能,还没有索赔!处理厂长后火灾原因就变成了管理不当,赔偿就会大大减少”!

现在这间工厂已经倒闭,这家企业也因此元气大伤。

规则和教训都是前人用生命和鲜血换来的,所言极是!

(10)​ 进度跟踪

进度跟踪是管理者应该做的事情,但并等于管理者要天天守在工作人员身边。特别是信息化时代,跟踪的方式方法多种多样,远程视频、数据传输等都是跟踪的方式和手段。通过下级汇报,或者通过助理或秘书抽查,都能够起到跟踪进度的作用。查看报表也是跟踪方式。

无疑,检查是跟踪进度的常用手段。如何检查本节后面再作介绍。

(11)​ 对标先进

对标先进主要是向同行企业学习取经,寻找差距、取长补短。

对标先进可以从两个方面改进本企业工作:一是借鉴运用先进企业的成熟做法,特别是工艺技术革新成果,减少本企业员工摸索时间;二是对标先进企业的指标找自己企业的差距,制订迎头赶上措施或计划。

还有另外的作用,就是帮助本企业员工开阔视野,避免固步自封,防止停滞不前。对比先进指标,也能让本企业员工知耻而后勇,从而发奋图强。

(12)​ 帮扶后进

帮扶后进是企业负责任的做法,让先进帮后进,让后进变先进。员工整体能力提升无疑是完成任务的最大保证。

企业也可以采取另一种处理方式,直接淘汰后进人员,如果企业有足够的市场竞争力和影响力,只录用合格员工,将不合格或不合适员工淘汰出局,也不失为另一种负责任的态度。让不达标员工跟着混日子,时间长了也会害了他们,同时也是对合格员工的不公平。

(13)​ 员工自我调整

一个称职的员工对于交办的工作或计划事项,应该有比任何人都要上心的态度对待。发现进度延误或出现偏差,一定要主动调整。凡是个人主观努力能做到的事情,一定自己想方设法解决。凡是自己主观努力不起作用的事项(如资源短缺或设备故障等),一定要第一时间联系解决或报告问题解决者。

(14)​ 集体头脑风暴

集体头脑风暴可在两种情况下运用。一是工作正常,集体头脑风暴旨在探讨更优工作方式或更高工作效率。二是工作出现例外,遇到麻烦出现困难,集体头脑风暴可能更快找到问题解决办法。在紧急情况下运用效果更大。但是对于不紧急而重要的工作人们常常忘记运用。管理者的工作计划应该将这类工作列入其中。那么,常用集体头脑风暴,员工成长和企业进步都会相得益彰。

(15)​ 建立工作标准

建立各项工作标准是不紧急但非常重要的工作。企业工作千差万别,员工岗位各不相同,如果管理者评价员工工作“一刀切”,势必难以服众。建立各类岗位工作评价标准就能很好地解决这一矛盾。诸如文员的打字速度、正确率有了标准,评价其优秀、合格、不合格就有了客观标准。司机吨公里同样车型的油耗、年/月平均维修费用、最长无违章记录或年月最小违章次数等建立了标准,评价司机驾驶技术优良好坏就有了客观标准。有了标准,管理就会变得简单,简单就会高效。

(16)​ 培训与学习

培训与学习是不紧急但却更重要的工作。先进管理理念、先进操作方法、新技术新工艺新设备的运用与掌握,都离不开培训或学习。培训与学习是员工成长进步的法宝,也是企业成长进步的法宝。培训对于企业而言也是一种投资,而且是最具增值潜力的投资。学习改变命运,培训成就员工。个人不可无视,企业不可忽视。