拥抱数字化:将仓储、物流、销售和财务全部打通

“我做到5000万元的时候,喜欢看人家8000万元的是怎么做的;我做到8000万元时,喜欢看做1亿元的是怎么做的。每个商贸公司,只要做到2000万元以上,一定有自己的一套(打法)。”贾永顺说。这个年轻人善于反思,目光向前,且学习和规划意识强烈,做任何事情不但相信感觉,而且不给自己和公司设限。

金通食品在发展中曾做过某系统的合作伙伴,这个系统是某公司针对线下零售小店推出的一站式进货平台,能为城市社区零售店提供订货、物流、营销及增值服务。3年的接触中,贾永顺非常震撼:这套系统好先进!

这给了贾永顺很大的启发。彼时,金通食品随着业务的扩充,SKU大幅增加,已经无法把所有产品都搬到车上做车销,因而尝试访单模式,也就是先收集订单再进行配货。这一改,问题出现了。司机每天下午5点送货回来,但晚上8点都未必能下班。这3个小时在干什么?交账。大家拿着计算器,一个单一个单地加,这单用的是微信付款,那单用的是支付宝,还有的是用现金,还有先欠款的……不但司机忙,财务主管也彻底沦为审单员。

贾永顺知道这种状态一定是不正常的,也相信一定可以通过IT系统解决。事实上,他期待着能运用某个系统将仓储、物流、销售、财务全部打通,让每个部门的工作紧密衔接起来。最初他尝试了一个尚未成熟的系统,结果问题频出。后来一个同行推荐了舟谱数据,正如他想的那样,可以覆盖仓储、物流、销售、财务等模块。

贾永顺很快就尝到了数字化的甜头。因为所有员工工资都实现了在后台自动核算,开单、审单、活动等数据一目了然。财务主管终于解放,可以做更有价值的财务数据分析工作。无论业务员的访单路线,还是司机的配送路线,系统都会根据门店远近自动排序规划,只要按照系统导航走即可,不但效率大增,而且大幅提升了准确率。每天每个业务员要拜访多少家门店,何时到店和离店,还有哪些客户没有拜访,系统都可以呈现。通过如此精细化管理,使得金通食品的活跃店一直保持在一千七八百家,占总覆盖店面的80%以上。

舟谱数据带来的帮助不仅仅是数据。在很长一段时间里,贾永顺都为员工频繁辞职而烦恼。当辞职人数达到10人后,他开始集中反思,发现原因主要是在金通食品工作,下班太晚了。当然,这并非是他刻意压榨员工,而是公司的运作模式使然。为节约人工成本,金通食品一直让业务员兼职配货。每天下午4点半业务员就往公司赶,到了仓库后,把当天销售订单的货品配好,需要1.5~2小时。然后质检人员验货,司机送货,办公室人员也要等一切工作做完了才能下班,基本上所有人都要耗到晚上八九点。这在当地县城,很难被人接受。

内部总结分析后,贾永顺发现,最“吃时间”的是仓储环节。白天业务员和司机出车后,仓储就开始无穷止地盘点,等到傍晚业务员回来配货,质检人员和司机都要空等。贾永顺不断地思考,怎么才能把几个工作环节无缝衔接,让大家在上班时间动起来,下班时间也不用耽搁。

以往和同行聊天时,每次提到让业务员兼职配货,看到对方一脸惊讶,贾永顺还挺骄傲的。如今他学会反向思考了,那么多大经销商,难道想不到让业务员兼职配货可以节约成本吗?2020年8月1日,贾永顺招来两名暑假工,开始启动仓储配货的测试。此后一周,仓储人员停止盘点,全部精力聚焦订单配货;业务员取消配货任务,每天下午6点返回公司审核自己的订单即可。不过短短几天,效果显著。业务员多了一个多小时的访单时间,订单量明显增加,“从后台数据看,毛利从来没像这个月这么高”。贾永顺很兴奋。

因为减掉了空等环节,全体下班时间都比以往提前了一个多小时。就连贾永顺都感到不习惯,以前他总是忙到晚上十点以后回家,现在最多8点工作就做妥当了。正式推行仓储配货后,金通食品增加了6名半天班的工人。贾永顺做过测算,每天新增订单金额为1.5万~2万元,其实刚够新增仓储人员的费用。重要的是,员工整体的幸福感提升了。以前,业务员一旦哪天收成不错,订单量多,心情是悲喜交加的,因为这意味着回到公司要配更多的货,现在则大为不同。