【“跨越鸿沟”计划】

第七项计划 建立沟通机制

计划内容：

建立几项固定的沟通渠道和方式，并通过制度来保障，形成企业沟通机制。

实施策略：

（1）对公司外部网站、内部网站、内部刊物的功能和定位进行统一规划，使其成为互补性的沟通工具。

（2）建立员工意见调查制度及员工建议制度，并以制度形式将员工代表大会、企业年会固定下来，成为固定的沟通渠道。

【实况】

在一系列的措施推行之后，工作小组认为，M公司的沟通局面已经打开，沟通情况好转，员工内部已经有了一定开展有效沟通的基础，这些“战果”需要用一些措施固定下来，从而建立起M公司的沟通机制。

他们对M公司的外部网站、内部网站以及两份内部刊物进行了重新规划和定位，使他们都有了自己特定的沟通对象、传播内容和功能定位，并且实行了一系列促进员工意见反馈的制度，将年会、员工代表大会等作为固定的沟通发式。

工作小组认为，建立沟通机制是比前面几项计划更重要的一件事情，良好的沟通状态能否长期保持有赖于此。

【分析】

任何一项有意义的管理举措都需要形成机制，方能持续地发挥其作用，沟通也一样，企业内部也应构建自己的内部沟通机制，成为保证沟通有效开展的长久措施。

建立沟通机制可从两方面入手，一是推出多样化的沟通渠道和方式，并固定下来；二是建立制度，保证这些沟通渠道发挥作用。

一、多样化沟通渠道和方式

大多数企业最常见的沟通方式是书面报告和口头表达，但书面报告最容易掉进文山会海当中，失去沟通的效率，而口头表达则容易被个人主观意识所左右，无法客观地传达沟通内容。因此，企业内部的沟通方式要多样化。

以下是被众多企业实践并证明有效的沟通渠道，企业可根据实际情况加以选择。

方式一：建立企业内部媒体

大多数重视文化建设和沟通的企业都有自己的内部媒体，如摩托罗拉公司办有《移动之声》杂志、“移动之声”电视台和《大家庭》报，还有布告栏、每日信息等，西门子公司办有《西门子之声》《西门子世界》等刊物，这些媒体为成为企业发布信息、传播理念、引导思想的主要阵地，同时也在一定程度上履行着员工表达意见的职责。

方式二：建立企业内部网站

许多达到一定规模的企业都建立了内部网站，拥有强大的E-mail系统、交互式聊天室、论坛和调查等沟通工具，他们比内部媒体更为灵活。

内部媒体和内部网站主要发挥的是信息“下达”的功能，虽然也能在一定程度上完成一些“上传”的任务，但在这种方式却不如下面的几种方式更有效。

方式三：建立员工对话机制

员工对话机制的核心思想是让每位员工随时都可以与上司进行非常系统的对话，通过这种对话，公司可以了解员工的想法，并针对其提出的问题制订解决方法。有些企业设立了“总经理沟通日”，这可以理解为一种员工对话机制，但特定的时间进行有时候会显得程式化，员工可能因不愿意让别人知道自己与领导发生过这种“对话”而排斥这种机制。因而，让这种对话随时发生才不致使对话机制流于形式。

方式四：鼓励员工与高层沟通

很多企业不鼓励员工越级沟通，这有一定的道理，但很多时候，员工的建议可能不愿意和直接领导反映，如果更高层领导介入的话，可能会获得更好的沟通效果。因而，员工在工作上若有不同的意见，企业应鼓励他可以越过自己的直接上级向公司高层反映，与他们直接进行沟通。

方式五：建立员工建议制

企业应该鼓励员工发挥自己的聪明才智，为公司提出合理建议与意见，为改善公司业务与管理而出谋划策。鼓励员工献计献策需要注意这样一些问题：①要有反馈，被采纳的建议应迅速在公司中实施与推广，并给予提出建议的员工多种形式的表扬和奖励，比如有些公司用员工的名字命名他的创新成果；②如果员工不愿意采用面对面的沟通形式，那么他很可能更倾向于通过其他途径提出，比如信件，公司应为其开辟畅通的通道；③有些富有创新意识的员工可能不愿意主动提出自己的建议，那么“员工意见征集”（或者有些公司叫做“合理化建议”）活动就可以进行。

方式六：开展员工意见调查

在正常的组织内部，“保守派”总是多于“反动派”，因而，可能没有那么多人愿意提意见，毕竟像魏徵那样的善谏者是少数。因而企业还应主动出击，定期开展员工意见调查，从公司的工作环境、员工关系、下上级关系、薪酬待遇、激励机制、企业文化等多方面了解员工的看法，这样那些隐蔽在“冰山”下面的问题可能会浮出水面。

方式七：领导“视察”制

领导“视察”的作用应该与员工意见调查相似，只不过更加灵活、具体，也更加人性化。公司领导可以定期或不定期地到基层调查研究和检查工作，与基层员工沟通交流，了解员工的思想状况；通过与员工代表座谈的形式，听取员工对公司各项改革的意见和建议，听取员工的想法。

前面的七种方式是为信息的“上传”开辟的通道，下面的一些方式能够促进信息的双向流通：

方式八：员工沟通信息会（或称为员工代表大会）

公司管理层每年至少要进行一次“员工沟通信息会”，在公司政策、事业发展、员工福利、学习培训等众多问题上听取员工的意见，与员工进行双向的沟通。

方式九：年会

年会是近年来许多公司都会举办的一项活动，形式多样，气氛活跃，是总结成绩、激励斗志、交流思想的很好平台。

方式十：员工培训

无论是新员工培训，还是经理人培训，都为员工之间进行沟通提供了机会。在所有的集体培训上，公司的领导层都会亲自参加，与员工进行面对面的交流。

二、建立制度保障

企业文化的落地需要制度保障，同样，沟通机制的建成也需要制度保障。这种制度的作用并不在于对沟通形式或者内容的规范，而在于使企业内部建成的沟通渠道合理化、合法化、有依据、有保障。

需要明确的是，企业文化作为沟通有效开展的一种保障，而企业的沟通文化又是企业文化之下的一个系统，符合公司的沟通理念，那么在建立制度的时候，就应该从价值观的角度去审视制度的合理性和可执行性，从而建立起体现公司沟通理念的沟通保障制度。

“跨越鸿沟”计划后记——M公司的年会

经过一年的努力，包括“跨越鸿沟”计划的实施，M公司的管理渐入佳境，新公司的融合也比较顺利，尽管业绩的提升并不明显，但企业内部的氛围有了明显的变化，员工士气高涨，员工关系融洽和谐……

在张超和牛总的建议下，兼并后的M公司召开了第一次年会。年会期间，大家都对公司这一年来发生的变化都感到兴奋，而在总裁提名表扬的几个项目中，“跨越鸿沟”计划榜上有名。张超想，终于又可以过一个踏实的年了。