审批部门的界定工作是第二项需要梳理的内容,这是最终的流程判断是否能够代表全链利益的重要保障。在这个环节要依据前面梳理的业务需求,去甄别这个流程中都会涉及哪些部门的利益,涉及哪些部门的业务,将这些部门一一列明。然后,再根据其相关性去界定流程中哪些部门需要对其给出评估意见。
还是以退货流程举例,我们看到在流程中涉及客户、客服、仓库、业务、财务,一共五个角色。为什么要在流程中安排进这五个角色呢?首先是流程的发起,发起可以由客户直接发起,也可以由客服代发起,但是客服代发起的退货流程是需要和客户确认,客服在这里只是执行部门。所以,在流程中必须存在客户的角色,以发起或确认发起流程。而客服除了在发起环节作为代执行者的角色,还作为第一层对流程的合理性和必要性进行标准化的判断。在这一环节,客服既是判断者,也是执行者,他依照既定的模板来执行,以完成判断,起到的作用是过滤,把大部分已预知的情况在这里完成判断。所以,在这里要设置客服部门作为第一层的关卡。
仓库作为最终的接收退货货物的部门,无疑也要参与进来。订单的退货,会对业务部门的业绩产生直接影响,所以需要业务部门进行最终的必要性及合理性判断。退货流程是否执行,一般以业务部门的意见为最终意见,这也是业务部门要参与流程中的主要原因。如果完成退货,那么无疑要对已支付的订单进行退款操作,对未支付的账期订单也要进行销账处理。这些操作的操作者一般是财务部门,所以在流程中需要财务部门的参与。此外,财务部门还需要对退货订单的财务风险进行评估,例如订单已经执行了很长时间,如果安排退单,有可能会出现实际无货回仓的情况,那么此时将款项退回,对于企业来讲就造成了一定的损失。
这些不同的部门,在流程中承担不同的角色,彼此间相关性强,评估意见对订单影响大,需要在流程中体现。这就是界定部门的操作方法。