审批部门的界定工作是第二项需要梳理的内容，这是最终的流程判断是否能够代表全链利益的重要保障。在这个环节要依据前面梳理的业务需求，去甄别这个流程中都会涉及哪些部门的利益，涉及哪些部门的业务，将这些部门一一列明。然后，再根据其相关性去界定流程中哪些部门需要对其给出评估意见。

还是以退货流程举例，我们看到在流程中涉及客户、客服、仓库、业务、财务，一共五个角色。为什么要在流程中安排进这五个角色呢？首先是流程的发起，发起可以由客户直接发起，也可以由客服代发起，但是客服代发起的退货流程是需要和客户确认，客服在这里只是执行部门。所以，在流程中必须存在客户的角色，以发起或确认发起流程。而客服除了在发起环节作为代执行者的角色，还作为第一层对流程的合理性和必要性进行标准化的判断。在这一环节，客服既是判断者，也是执行者，他依照既定的模板来执行，以完成判断，起到的作用是过滤，把大部分已预知的情况在这里完成判断。所以，在这里要设置客服部门作为第一层的关卡。

仓库作为最终的接收退货货物的部门，无疑也要参与进来。订单的退货，会对业务部门的业绩产生直接影响，所以需要业务部门进行最终的必要性及合理性判断。退货流程是否执行，一般以业务部门的意见为最终意见，这也是业务部门要参与流程中的主要原因。如果完成退货，那么无疑要对已支付的订单进行退款操作，对未支付的账期订单也要进行销账处理。这些操作的操作者一般是财务部门，所以在流程中需要财务部门的参与。此外，财务部门还需要对退货订单的财务风险进行评估，例如订单已经执行了很长时间，如果安排退单，有可能会出现实际无货回仓的情况，那么此时将款项退回，对于企业来讲就造成了一定的损失。

这些不同的部门，在流程中承担不同的角色，彼此间相关性强，评估意见对订单影响大，需要在流程中体现。这就是界定部门的操作方法。