核销是个现有费用如实核实的过程，本质上并不难。难的是核销费用的单据整理清晰，与费用审批对应一致，没有假冒遗漏费用，其实所有的审核人都是在把关同样的标准。

核销的标准要求是，将最终判定此次核销是不是对的所有因素，都可视化列在核销表上，每个人都面对相同的信息进行审核，所有人不再需要任何人额外口头信息补充。也就是说，将在上级审批有疑问时，需要你解释时，全部可视化落实在纸面上。

要想控制好核销，需要七步走：

一、营管部整理单据

核销单据的整理是最重要的一环，关系着整个核销的准确、顺利进行。

（1）信息必须全面、简洁。

（2）原始销售单据右上角按顺序编上序号，原始销售单据序号必须与汇总表序号一致。

（3）经销商人员每日依照原始单据按序号顺序装订好原始单据。

（4）必须每日寄出。

（5）原始单据不清晰，缺项：必须有店名、电话、地址（或将客户资料提交公司，并及时更新、必须有店内人员签字确认赠品；否则公司一律视为无效，不予核销。

二、依核销标准格式运行

这是整个核销工作运行的核心。

前面说过核销最大的资源浪费其实是各环节的审核时间。很多人、很多公司的核销格式只是个人随意所列，信息披露、计算思路都是个人主导，后面每一环的人都无法清晰知晓前面人员的想法，这是最大的间和精力浪费。

标准核销格式就是把核销时需要的所有信息完全披露、计算思路披露，任何人审核都得到同样的全部信息、同样的计算思路，也就是所有人决策的标准是完全一致，并且信息可完全在一页纸上呈现，这就是坚持的标准化原则。

以促销活动费用核销为例来做说明：

用到的工具表《促销活动核销兑付汇总表》《活动基础录入表》，全部以公式链接后续数据，超极简化程序，提高效率。

活动基础录入表录入促销活动的申请信息和产品的价格表，以利于公式调用。

兑付汇总表只手工录入黄色区域，其余区域全部用IFERROR和VLOOKUP的嵌套函数进行链接，减少大量的手工录入工作量。如表8-9所示。

表8-9 促销费用核销兑付汇总表

制表要求：

（1）原始销售单据右上角按顺序编上序号，原始销售单据序号必须与汇总表序号一致。

（2）每日依照原始单据，据实填写序号、门店、坎级、搭赠、搭赠产品、以公司出货价计赠品单价、订货数量、赠品数量、以经销商出货价计订货金额。最终提交汇总并签字盖章，按序号顺序装订好原始单据，作为附件与汇总表一起提交。

（3）营管部审核单据时，必须将单据的错误之处在单据上明确标出，签上姓名及日期。并在前面汇总表内的清晰注明问题，这一点特别重要，只有做到了高度可视化，任何人翻阅都可以看明白，不用再一一询问。

（4）请填制电子表，原始手工表作为附件一并提交。

（5）凡是原始单据不清晰，公司一律视为无效，不予核销。

三、承诺书

核销中，纠纷最大的就是核心单据的真实与准确程度，如果单据出现了不准确、不清晰，甚至虚假的情况，会对核销工作的效率有极大的影响。

因此，需要客户作出承诺书，对单据不清晰、不真实自行负责，让客户在递交单据时就要把这些问题更改掉，并作为核销约件放入核销材料。

格式如下：

承诺书

××××年××月促销费用核销所提交之单据真实有效，如在核销中发现单据错误、不按照核销要求规定甚至虚假的单据，同意视为无效单据，可按照××××××公司规定不予核销。

××××××公司（盖章）

（承诺书结束）

四、回访检核单据真实性

营管部要抽查一定比例的单据，电话核实或者现场核实均可以。抽查情况可与销售人员核实确认。

认真填写抽查表，抽查表作为核销约件放入核销材料。如表8-10所示。

同时结合稽核部门的报告，来验证单据的真实、准确性。

如果发现虚假单据，可按照一定比例扣除，或返回要求重新整理提交。

表8-10 回访抽查表

五、稽核部形成《稽核部稽核报告》

稽核部门每月针对区域活动去实际拜访门店做整体稽核，并将报告提交营管部作为核销依据，稽核报告作为核销约件放入核销材料。

六、财务部《财务整体审核表》

财务部从整体数据分析角度，出具审核报告。

七、营管部《费用通知处罚及明细函》

营管部根据核销的具体情况，出具通知函，明确无误的告知客户费用核销的具体情况，符合要求的核销金额，不符合的金额及明细。

将以上所有材料按照顺序装订在一起，提交审核，这样可以做到不用任何环节审核人去计算、查问，任何单据的信息全部披露，审核环节快速高效。

经过六个环节的层层严密把控，整个核销的脱离了个人的“一支笔”，做到了公开、透明、可监控、可追溯。

即便是现在很多单据做到了信息系统化，但是核销的整个还是会贯彻到每个环节中，才能保证平稳高效运行。