在会议的中期进程,总结分享会与专题讨论会对以下三个角色行为要求不同。
会议召集人:
- 专题讨论会——召集人对会议结果负责。可以做引导发言和总结发言。
- 总结分享会——召集人对会议结果负责。最好不发言。
会议主持人:
- 专题讨论会——主持人对会议进程负责。他(她)不一定是专家,其工作是把握会议节奏,激发参会人员参与会议讨论,掌控会议的进程。
- 总结分享会——主持人对会议进程负责。主持人最好是专业领域得到内部认可的专家。他(她)的工作不仅是把握会议的节奏,激发参会人员参与会议讨论,掌控会议的进程,还需要在每一个提案后进行点评和提问,并引导参与人提问和思考。会前引导发言和会后总结都可以由主持人完成。可以说,总结分享会的主持人是会议中期进程的主角。
主持人:刚才小陈的分享做得很棒,我听了后也大受启发,在项目成本控制方面,他们采取了……总之,这其中有若干个要点都值得推广,后续我们会把其中最有意思的部分形成文字发给大家。不过据我了解,项目的时间控制似乎不太好,超期了一个月,这一点请小陈再讲一讲原因以及应该怎么做!
会议提案人:
· 专题讨论会——没有提案人这个角色。
· 总结分享会——重要角色之一,负责提案撰写和发言分享。
具体来说,总结分享会的中期进程可以分为以下五步:
第一步,发放会议通知和会议材料,要求参会人提前阅读会议材料。
第二步,主持人开场+引导发言。
第三步,提案人发言。在发言中提案人不能只关注自己要讲的内容,同时也要关注参会者的反应,并与参会者互动。
第四步,主持人或专家点评。
第五步,Q & A 环节。参会人针对提案人的发言或者主持人的点评现场提出问题,主持人根据情况安排作答,该环节一般时间不会太长,由主持人根据现场情况确定。
以上第三步、第四步和第五步可以循环进行。