为什么要“系统工作细分”呢?这是因为企业战略分解,是按系统划分的,比如人事系统、财务系统、生产系统、质量系统、销售系统等。但每个系统因企业性质、规模,以及管理要求、发展阶段不同,各系统有必要进行细分,才能让工作无遗漏、管理更规范。特别是运行多年的企业,发现企业运行存在诸多梗阻、堵塞甚至瓶颈,这很有可能是原有的工作单位载荷过重,需要增加承载单位或细分管理类别。
完成一级、二级流程梳理后,把管理功能理一理,三级流程名称就可以列队出现,把管理功能转换为三级流程,三级流程名称清晰可见。三级流程名称就是管理功能+流程图。
三级流程名称来源于管理功能。一项管理功能对应一个三级流程图。一个系统承载几项管理功能,就有几个三级流程图。企业规模大、管理规范,其三级流程名称就多,反之则少。比如采购管理流程是一个三级流程名称。而大的企业或管理规范的企业,“采购管理系统工作”就可能分为采购谈判管理流程、采购履约管理流程、供应商管理流程等多个三级流程。同理,小规模的企业财务管理系统就可能只有一个三级流程,就是“财务管理流程”。
比如人力资源系统有人才规划管理、招聘任用管理、员工培训管理、企业绩效管理、员工薪酬管理、劳动关系管理、岗位竞聘管理、情感情绪管理等功能,这些管理功能就是企业的三级流程名称。小企业可能只有“企业人事管理流程”一个三级流程。
我们仍以前面某集团管理公司的组织架构为例梳理三级流程名称。
监察审计中心有监察管理、审计管理两个功能,那就有企业“监察管理流程图”和企业“审计管理流程图”。
人才发展中心有人力资源管理、人才培训管理两个功能,那就有企业“人力资源管理流程图”和企业“人才培养管理流程图”。
综合管理中心有行政管理和制度文化管理两个功能,那就有企业“行政管理流程图”和企业“制度建设管理流程图”“企业文化建设管理流程图”。注意这里出现新情况了,“制度文化管理”分解出两个三级流程图,这是因为企业制度是企业文化最主要的载体,故而放在一起,如果制度管理和企业文化建议脱节,势必造成虚无主义或形式主义,但在管理内容上却各有不同的事务工作,因此分解出两个三级流程图。
财务管理中心有计划管理、资金管理、投资管理和财务管理四个功能,那就有企业“计划管理流程图”、企业“资金管理流程图”、企业“投资管理流程图”和企业“财务管理流程图”。
法务中心只有法务管理一个功能,那就只有企业“法务管理流程图”一个三级流程图。
各分/子公司的三级流程图按分/子公司业务性质、企业规模各自分解。
新设企业梳理三级流程的确简单。正在运行的企业则必须与流程梳理诊断结果进行比照,看看是不是所有工作都有归属,否则有事无人管的情形还会继续出现。
我们前面讲的梳理企业事务工作类别,多数是企业三级流程,部分可能是四级流程。
将企业三级流程名称排序列表,企业三级流程图目录就出来了(具体参见流程图目录参考案例)。