五、建立研讨会机制

研讨会是核心高管团队群体决策的重要形式,主要关注组织发展方向、战略澄清相关联的问题。有效的研讨会机制,需要在研讨主题选择、研讨流程、共识决策的输出和会后有效“收作业”上做好设计。

核心高管团队的研讨会的研讨主题要与一般日常业务的研讨主题设置好区分,日常业务的研讨更多是关注已经发生的具体业务问题做应急或优化的过程,核心高管团队的研讨会主题需要最后关联到组织战略,并需要从顶层设计出发输出措施。核心高管团队研讨会的设计从上往下和从下往上两个角度结合出发。从组织战略出发,并通过战略落地的业务价值链进行分解,对组织的业务活动的关键卡点做梳理。一般来说,关键卡点包括组织运营能力及战略人才能力两部分,结合组织的业务活动报表、工作会议、组织财务数据等信息,发现组织在运营现状及人才现状存在的影响战略实现的问题,比如研发体系匹配不上业务需求,或新业务缺乏关键人才支持,或工程项目过程管理不足等。将现状与战略之间的关系通过业务价值链挂钩,整理为核心高管团队的研讨会主题,通过群体智慧做出改善运营的关键策略或适时调整组织战略共识决策,以保证组织的可持续高增速发展。此外,如果发现组织的关键事件已经突破卡点成为日常运营事务,核心高管团队也需快速进行研讨调整决策。

研讨主题的确定是研讨流程的第一步,为了保证研讨在解决组织卡点的同时也能进一步提升核心高管团队的凝聚力、决策力和成员的个人能力,还需要进行设计。为了保证研讨的效果能够切实支持组织战略并且落地,在研讨会设计人员需要先将研讨主题、预设研讨过程与结果输出方案,并与组织一把手做好互动沟通。研讨主题需要有数据支撑,关键数据的呈现、在研讨会之前也要先做“收作业”工作,即提前告知核心高管团队研讨主题、日程,并将设计相关研讨结果输出的文档提前告知,对于需要各位成员提前整理的资料至少进行一个检查修改的往返。在研讨日程设计中,需考虑日程的节奏感。一般来说,建议是在非工作日的整日或者双日的安排,可以让参与者更好地抽离日常运营状态和融入研讨状态。同时,行程的安排不适宜过于轻松,需要有一定的紧凑感,促进团队在研讨中的分工合作。

研讨会需要输出核心高管团队的共识决策。在研讨会每一个主题研讨后,都需要对研讨的结论做现场总结确认,如涉及较多细节,也需在现场对大方向做好确认工作,并在研讨会后尽快输出会议纪要并传达至所有相关方。研讨会的输出往往需要进一步推进的措施,需要在现场对各项措施尽可能细化,并约定各项措施的责任人及完成时间。同时,可以设置其他成员相互间承接“收作业”任务,要求“收作业”任务要求责任人按时“收作业”,并对作业不断提问,不断要求优化,这不仅仅是为了保证会议上的任务有人跟进,更是让成员间对过程的互动配置资源,保证措施落地的质量。