自由读 — （五）会议筹备工作

1.酒店选择

会议地点需提前一个月筛选，筛选标准：

 酒店档次：原则上要求星级酒店，或省人大会议承办宾馆、酒店（政府类）。

 酒店费用符合费用预算。

 会场能够容纳足够的参会人员（以预期参会人数上浮10%为人数标准）。

 宾馆能够提供足够数量的房间供参会人员入住。

 会场场地宽敞，无柱子遮挡，视野开阔，具有足够的空间能够进行产品陈列。

 酒店位置交通便利，有足够的停车场公参会嘉宾停车。

 至少提前三周预订酒店，提前与酒店营销部人员沟通会场布置事宜。

2.会展公司的选择

会展公司需提前20天进行筛选，筛选标准：

 价格合理（需多问几家报价，与当地市场价偏离程度）。

 会展公司负责人专业程度高，组织过大型的酒水产品上市发布会。

 能够提供其他支持，如专业的摄影师、摄像师、礼仪人员等。

 实际操作经验丰富，有成功案例。

 必要时与会展公司说明会议内容，要求会展公司提出活动初步方案。

3.召开筹备会议

会销开展前一个月，召集公司参与此次会销的人员、项目组、经销商工作人员与协办单位人员参加会销筹备会议，对活动形式、活动关键点、人员分工情况、酒店、会展（广告）公司的选择及物料准备等事项进行说明，并成立会务领导工作小组，组织大型品鉴会开展。

4.微信群的建立

图4-2微信群

5.物料清单的筹备

本清单为鉴赏会基本清单，后勤组根据现场实际情况进行设计、尺寸测量等，需要提前设计的在12月15日前完成设计，所有物料保证在12月25日之前全部完成制作或购买，确保全部物料配备到位。如表4-11所示。

表4-11物料清单

序号	物料名称	规格	数量	制作，完成周期	完成情况	备注
1	电子邀请函			12月15日前完成设计		设计制作
2	纸质版邀请函			12月15日前完成设计		设计制作
3	嘉宾礼品
4	礼品袋
5	中性笔	普通规格		12月25日前完成购买		采购
6	工作证嘉宾牌	标准规格		12月25日前完成购买		设计制作或购买
7	活动水牌	根据酒店水牌尺寸		12月25日前完成制作		内容根据具体位置设定
8	水牌架	——		12月28日配备到位		酒店提供
9	门型展架	固定尺寸		12月15日前完成设计，12月25日前完成制作		内容根据具体位置设定
10	签到桌、桌布			12月25日中午配备到位		桌子酒店提供
11	礼仪绶带	——		12月25日前完成制作		设计制作
12	桌牌	——		12月28日前完成制作		设计制作
13	主桌座次表	——		12月28日前完成制作		根据人员设计制作
14	主桌座位牌	——		12月29日前完成制作		根据人员设计制作
15	签到本（配笔）	常规规格		12月25日前完成购买		公司设计，制作
16	签到墙（带钢架）			12月23日前完成设计，12月25日前完成制作		根据现场尺寸制作
17	签到墙用笔	常规规格		12月25日前完成购买		采购
18	演讲台用鲜花篮	常规标准		12月25日中午配备到位		采购
19	手提电脑	——		12月25日中午配备到位		酒店提供、自带
20	产品手册	——		12月25日中午配备到位		文化艺术酒各300本
21	刷卡机			12月25日中午配备到位		自带
22	财务用笔			12月25日前完成购买		自备
23	财务收据	标准收据		12月25日前完成购买		购买
24	盖章印泥			12月25日前完成购买		购买
25	相机一部			12月25日中午配备到位		公司自备
26	大师书写用笔			12月28日配备到位		购买
27	大师绘画用笔
28	绘画用纸
29	书法用纸
30	印泥
31	书画用墨
32	书法用墨
33	书画台			12月25日中午配备到位		酒店协商提供
34	宴会用酒			12月25日配备到位		根据实际情况确定
35	会议饮用水			12月28日前完成购买
36	宴会饮料
37	宴会水果
38	现场展示艺术品			12月25日中午配备到位		公司提供
39	会展服装					按公司统一LOGO制作