理念四:头脑风暴会的过程结构化

为加深读者对头脑风暴会的理解,下面我们用过程结构化35的方法对会议进程进行思考。以“阶梯头脑风暴会”为例:

- 第一步:团队进入封闭会议室。

- 第二步:主持人将本次头脑风暴会的主题进行清晰阐述。

- 第三步:除了两个人外,其他人离开房间,留在会议室的两人讨论各自想法。

- 第四步:15分钟后,一个参会者进入房间,先谈论自身的想法再听取两人的想法。

- 第五步~第N步:每15分钟(根据情况时间可以自定义)后,新的参会者加入并阐述自己的想法。

- 第N+1步:所有人聚齐,团队评估所有想法并选择最佳解决方案。这个阶段类似于传统头脑风暴中的“筛选和选择”阶段。

由于“阶梯头脑风暴会”严格的过程设计,使得最不起眼的参会者也会觉得自己的想法受到重视,从而尽心竭力,同时,每个成员在独立思考和集体讨论之间取得更好地平衡。如果采用该方法,不能有太多参会者,一般是5~15人36,否则所需时间太长。

除此之外,还有一种方法叫“6-3-5”头脑风暴会——这是德国人基于精细严谨的习惯,设计出的一种默写式头脑风暴会议法。

“6-3-5”头脑风暴会每次由6个人参加,在主题明确的前提下,每个人都要在5分钟内完成3份设想(所以叫6-3-5)。具体来说,每人面前都有一张大纸,上面画着6个大格子,每个大格子分为三个小格子,需要用5分钟时间填满一个大格子,即分别完成三个设想。完成后将自己的纸向某个方向轮流传递(方向固定,保证每个人都能拿到一份),5分钟内继续在新拿到的大纸上完成3个新设想(注意参考其他人的看法),这样一直持续到每张纸都被填满。会议一共持续30分钟,可得到108个设想。

接下来的环节是整理、归类和讨论,找出其中最佳、可能性最大的设想。这种默写式的头脑风暴会议设计使得每个人都有机会贡献自己的想法,同时,由于每个人都可以看到其他成员的想法和建议,因此也能够获得更多的灵感和启发,从而产生更具创意性的方案。

除此之外,关于头脑风暴会议的过程设计,还有很多种方法:

-​ 默想法:参会者独立思考问题并写下想法,然后分享并展示他们的想法。

-​ 双倍想法法:参会者给出两个想法,一个是正常的想法,另一个是与正常想法相反的想法。

-​ 观察法:观察顾客使用产品或服务,寻找其需求和痛点,并从中寻找灵感。

-​ 反向头脑风暴:反向头脑风暴的目的是通过思考如何使事情变得更糟糕,来找到解决问题的方法。团队成员会思考可能导致问题或挑战加剧的因素,然后寻找减轻或消除这些因素的方法。

-​ 随机词汇头脑风暴:在这种类型的头脑风暴中,团队成员会在一个随机生成的词语列表中选择一个词语,并试图将其应用于问题或挑战上。这种方法可以帮助团队成员思考非传统的解决方案,并激发他们的想象力。

-​ SCAMPER:SCAMPER是一个有助于创造性思维的缩写,每个字母代表一种问题解决策略(Substitute替代、Combine合并、Adapt改造、Modify调整、Put to another use其他用途、Eliminate去除、Rearrange反向)。在SCAMPER头脑风暴中,参会者会应用这些策略来修改或重新设计现有的想法,以产生新的创意。

-​ 快速原型制作:快速原型制作是一个将头脑风暴想法转化为具体概念的方法。团队成员会快速制作一个原型或模型,以使想法更具体化,并帮助团队进一步完善和改进想法。

-​ ……

为什么头脑风暴会议可以用如此多的方法进行过程结构化,以适应不同情境从而提高效率,其他类型的会议呢?

目的越单一的会议越容易采用不同方式进行过程结构化。头脑风暴会作为专题讨论会的一部分,其目的清晰而单一,因此易于过程结构化。同样,其他各类目的单一的会议都可以当做一个过程,对它进行重新定义、重新结构化。

多数专题讨论会的过程比结果更加重要。当然,我们的最终目标是实现一定的结果,因此需要将过程和结果结合在一起思考,好的过程将使好的结果出现概率大增。

对于中高阶知识工作者而言,工作通常基于复杂的思维和创意过程,因此过程的重要性更加突出。在工作中,他(她)们需要不断探索新的思路、寻找新的灵感、发展和完善想法。由于每个人都有思维局限,他人的意见会带来不同的视角、提出不同的思路,因此讨论会本身是知识工作者用于完善自身想法、建立协同的最佳媒介。