在活动启动期最主要的工作内容是根据活动目的、运营指标等要求，通过集体讨论、头脑风暴等，最终确定社群线下活动的类型、主题等，并制定相关的活动方案。一份完整清晰的活动方案，能够帮助线下团队更好地把控整个活动的进程，有计划、有节奏地开展各项业务工作。

（一）制定活动方案

一份完整的活动方案至少需要包括：

（1）​ 活动策划团队组建明细：包括团队名单、工作权责和具体任务分配。

（2）​ 活动内容：包括活动主题、活动日期、活动地点、参与活动的目标用户、活动流程等。

（3）​ 活动嘉宾：如果有需要邀约嘉宾的，需要提前罗列出意向邀约名单，分享主题内容等。

（4）​ 活动物料、礼品清单：包括主办方活动物料、合作方物料，以及可能涉及的各城市自己需要添加的物料；礼品清单则包括伴手礼、奖品、抽奖礼品等。

（5）​ 活动宣传规划：包括具体的宣传方式、宣传渠道筛选，以-及宣传时间规划等。

（6）​ 活动进程时间规划：Xmind线下沙龙活动时间规划。

1表8-1 Xmind线下沙龙活动时间规划

（7）​ 活动成本费用明细：主要包括活动场地、物料制作等。

（8）​ 活动招商、对外合作规划。

（9）​ 其他需要特别注明的事项。

项目团队围绕着活动策划方案，开始对各项内容进行项目推进。随时保持相互交流，遇到任何问题反馈时，可以第一时间解决。

（二）需要注意的细节

除了以上内容，在明确活动各项细节时需要注意以下几个细节：

1.​ 控制沙龙的规模

沙龙活动不同于一对多的教培类活动，强调的是互动和参与，因此人数并不是关键，质量才是核心。所以，适当控制参会活动的人数是非常有必要的。

例如Xmind线下沙龙会，为了保证每一个人都可以参与其中，特意将每一场的活动人数设置在20~25人。这个数据并不是随意定的，而是根据过往的实操经验总结得来的，是经过验证的。

在实际活动过程中，Xmind还会对参与沙龙的用户进行适当的分组。这样可以在活动中让参与者以小组合作的形式一起玩耍、一起进行头脑风暴和小组讨论。最后，讨论的结果也同样是以小组的形式进行现场分享。

2.​ 对参与人员进行严格的审核

为了保证所有参与活动的用户都能从中享受到更好的体验，Xmind每一场的线下沙龙会，都会对报名人员进行一定程度上的审核。尽量会筛选出来自各行各业不同背景的人。其核心目的是能够召集那些真正热爱思维导图的人，这些背景不同的人往往会有不同的思维习惯，用户之间彼此碰撞，才能激荡出更多新的东西，发现和解锁思维导图的新姿势。

当然，并不是所有的沙龙活动都必须要对参与用户进行审核，这主要取决于你的活动的目的、活动主题、活动成本等综合考量。

3.​ 定向邀约高级玩家

Xmin本身拥有庞大的用户群体，其中不乏高级玩家。每一次的线下沙龙活动，Xmind都会定向邀约所在城市的高级玩家来参与活动。这种由资深爱好者的经验交流，既可以保证活动的质量，还能让所有参与者通过活动进一步受到启发。